The 7 Principles of The Quality Management

Manajemen yang secara etimoligis berpadanan dengan kata management memiliki arti seni mengatur dan melaksanakan. Manajemen merupakan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari manusia untuk menentukan capaian tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan (Lee, 2010).Tentunya, peran manajemen sangat dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari untuk mengatur segala pekerjaan. Manajemen berfungsi agar segala pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik secara tersistematis. Dengan demikian, prinsip manajemen yang efektif merupakan dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen baik dalam sebuah keluarga, grup maupun organisasi. Beranjak dari gagasan tersebut, artikel ini akan mengungkapkan tujuh prinsip manajemen yang efektif dan berkualitas.

Clear Vision and Mission (Visi dan Misi yang Jelas)

Visi dan misi yang jelas merupakan prinsip manajemen yang pertama. Stephen R. Covey, seorang tokoh kepemimpinan internasional yang ahli dalam soal keluarga, konsultan organisasi dan pengajar kehidupan yang terpusat pada prinsip dan kepemimpinan terpusat, mengungkapkan bahwa segalanya diciptakan dua kali: pertama secara mental, kedua secara fisik. Individu, keluarga, tim, dan organisasi, membentuk masa depannya masing-masing dengan terlebih dulu menciptakan visi serta tujuan setiap proyek secara mental. Mereka bukan menjalani kehidupannya hari demi hari tanpa tujuan-tujuan yang jelas dalam benak mereka. Secara mental mereka identifikasikan prinsip-prinsip, nilai-nilai, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan yang paling penting bagi mereka sendiri dan membuat komitmen terhadap diri sendiri untuk melaksanakannya.

Suatu pernyataan misi adalah bentuk tertinggi dari penciptaan secara mental, yang dapat disusun oleh seorang individu, keluarga, atau organisasi. Pernyataaan misi ini adalah keputusan utama, karena melandasi keputusan-keputusan lainnya. Menciptakan budaya kesamaan misi, visi, dan nilai-nilai, adalah inti dari kepemimpinan dalam mewujudkan manajemen yang efektif dan berkualitas.

Dengan demikian, visi dan misi yang jelas merupakan hal utama dan yang paling utama untuk disepakati bersama. Dengan visi yang kemudian diwujudkan dalam misi yang disepakati bersama, maka sebuah organisasi dapat dijalankan secara terarah.

Attitude (Sikap)

Attitude (akhlak) merupakan bagian yang penting dalam berorganisasi. Tanpa attitude yang baik, mungkin seseorang tidak akan pernah bisa diterima atau berinteraksi dengan baik. Mengapa attitude sangat perlu untuk diperhatikan? Karena attitude menyangkut bagaimana penilaian orang lain terhadap seseorang. Oleh karena itu, untuk mampu beradaptasi dengan lingkungan organisasi, seseorang harus memiliki sikap yang baik di antara atasan dengan bawahan, bawahan dengan bawahan dan lain sebagainya. Attitude yang baik akan menciptakan kesalingpemahaman (mutual understanding) yang akan menentukan kesuksesan suatu organisasi.

Sebuah studi yang dilakukan di Harvard University menunjukkan bahwa ketika seseorang mendapatkan pekerjaan atau promosi, 85% diantaranya disebabkan oleh attitude-nya, dan hanya 15% yang disebabkan oleh pengetahuan dan kepandaian. Maka, fondasi dari kesuksesan adalah attitude atau sikap diri. Untuk itu, attitude sangatlah penting. Mengapa demikian? Karena ketika attitude kita benar, kita sadar bahwa kesempatan selalu ada dalam genggaman kita. Kita tidak harus pergi   kemana-mana. Mungkin ada yang terlintas bahwa rumput tetangga selalu terlihat lebih hijau. Namun, sesungguhnya ketika kita mengincar rumput tetangga, ada orang lain yang mengincar rumput di tempat kita. Mereka akan senang untuk bertukar tempat dengan kita. Oleh sebab itu, kenapa sangat penting untuk mengambil sikap dan keputusan yang tepat di saat yang tepat? Karena sikap dan keputusan yang tepat pada waktu yang salah akan menjadi keputusan yang salah.

Orang dengan attitude yang positif mempunyai beberapa kepribadian yang mudah dikenali. Mereka peduli, percaya diri, sabar dan rendah hati. Mereka selalu percaya akan hasil yang positif. Oleh sebab itu, attitude yang positif harus terus ditumbuhkembangkan menjadi ciri kepribadian dominan kita.

Sebaliknya, attitude yang negatif membawa kepada hidup yang tidak berarti, kesehatan yang terganggu dan tingkat stress yang tinggi bagi mereka dan orang di sekitarnya. Attitude yang negatif menciptakan lingkungan yang tidak nyaman di rumah dan tempat kerja. Mereka menularkan attitude yang negatif kepada orang-orang di sekitarnya.

Qualified Vs Committed (Kompeten Vs Berkomitmen)

Kompetensi merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin dan anggota dalam suatu orgaminasi. Seseorang yang kompeten (qualified) akan memberikan kontribusi yang optimal dalam mewujudkan visi dan misi suatu ornanisasi. Namun, kompetensi saja ternyata tidak cukup. Komitmen untuk menjalankan tugas yang menjadi tanggung jawab merupakan kunci penting tercapainya tujuan yang diinginkan. Seseorang yang kompeteten dan memiliki komitmen yang positif (comitted) dalam mewujudkan visi dan misi sebuah organisasi akan selalu bersemangat dan memotivasi rekan-rekan yang lain untuk meraih tujuan yang telah disepakati bersama.

The Right Man in The Right Place (Orang yang Tepat di Tempat yang Tepat)

Selain kompetensi dan komitmen, sikap yang positif dan visi serta misi yang jelas, dalam mewujudkan manajemen organisasi yang efektif dan berkualitas, pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam manajemen kita harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subjektif yang didasarkan pada like and dislike.

Prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. Kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Win – Win Concept (Berpikir Menang - Menang)

Stephen R. Covey dalam buku The Seven Habits of Highly Effective People mengungkapkan bahwa berpikir menang/menang adalah cara berpikir yang berusaha mencapai keuntungan bersama, dan didasarkan pada sikap saling menghormati (mutual respect) dalam semua interaksi. Berpikir menang/menang adalah didasarkan pada kelimpahan yang selamanya cukup, peluang, kekayaan, dan sumber-sumber daya yang berlimpah ketimbang pada kelangkaan serta persaingan. Berpikir menang/menang artinya tidak berpikir egois (menang/kalah) atau berpikir seperti martir (kalah/menang). Dalam kehidupan organisasi, para anggotanya berpikir secara saling tergantung dengan istilah “kita”, bukannya “aku”.

Berpikir menang/menang mendorong penyelesaian konflik dan membantu masing-masing individu untuk mencari solusi-solusi yang sama-sama menguntungkan. Berpikir menang/menang artinya berbagi informasi, kekuasaan, pengakuan, dan imbalan.

Effective Communication (Komunikasi Efektif)

Komunikasi yang efektif merupakan syarat mutlak terciptanya sinergi dalam sebuah organisasi. Sinergi adalah soal menghasilkan alternatif ketiga: bukan caraku, bukan caramu, melainkan cara ketiga yang lebih baik ketimbang cara kita masing-masing. Memanfaatkan perbedaan perbedaan yang ada dalam mengatasi masalah, memanfaatkan peluang. Organisasi yang sinergis memanfaatkan kekuatan masing-masing individu sehingga secara keseluruhannya lebih besar sehingga akan mengenyampingkan sikap saling merugikan (1 + 1 = 1/2). Mereka tidak puas dengan kompromi (1 + 1 = 1 ½), atau sekedar kerjasama (1 + 1 = 2).  Melainkan, mereka kejar kerjasama yang kreatif (1 + 1 = 3 atau lebih).

Komunikasi yang efektif akan menjadi bingkai pola kerjasama dan efektivitas pembagian kerja yang didasarkan pada prinsip the right man in the right place. Tanpa adanya komunikasi interaktif di antara semua komponen yang ada dalam sebuah organisasi, akan tercipta batasan-batasan yang membuat seseorang hanya bekerja pada bagian tertentu saja. Mereka fokus dengan tugas mereka. Namun, mereka lupa akan visi dan misi yang disepakati bersama. Namun demikian, hal tersebut tentu tidak akan terjadi seandainya komunikasi yang efektif terjalin di antara setiap komponen organisasi. Dengan komunikasi yang efektif, pola kerja akan didasarkan pada sistem teamwork (kerja tim) yang didasarkan pada pencapaian visi dan misi bersama.

Sharpening The Saw (Konsep Asah Gergaji)

Mengasah gergaji adalah soal memperbaharui diri terus-menerus baik secara fisik, sosial/emosional, mental, dan rohaniah. Hal inilah yang meningkatkan kapasitas kita untuk menerapkan prinsip-prinsip efektif lainnya. Bagi sebuah organisasi, konsep asah gergaji akan menggalakkan visi dan misi, pembaharuan, perbaikan terus-menerus, kewaspadaan terhadap kelelahan atau kemerosotan moral, dan memposisikan organisasinya di jalan pertumbuhan yang baru.

Pada akhirnya, manajemen adalah sistem yang akan menentukan kesuksesan atau kemunduran suatu organisasi. Manajemen yang efektif dan berkualitas ditopang oleh prinsip-prinsip manajemen yang efektif dan berkualitas pula.